Einkommensteuererklärung für Freiberufler

Einnahmenüberschussrechnung und Abschreibungen? Eigentlich überschaubare Rechnungen und Abläufe

Dies ist ein Motivationsbeitrag. Ich habe vor Kurzem meine erste Einkommensteuererklärung als Freiberufler eingereicht. Ohne Hilfe von einer steuerberatenden Person. Das fand ich so fett, dass ich mir dachte: Vielleicht kann ich anderen Leuten – wie dir – meine guten Argumente für diese Entscheidung schmackhaft machen. Here we go!

Vorm Rechner sitze ich sowieso die meiste Zeit des Tages. Wenn ich dann ein paar Stunden mehr pro Jahr vorm Bildschirm verbringe und Geld spare, weil ich meine nicht gerade superkomplexe freiberufliche Steuererklärung selbst mache und somit auch noch weiß, was dabei passiert und wo die Daten sind, ist das … ganz geil – meiner Meinung nach.

Vor ein paar Wochen war ich wie immer morgens mit meinen drei Kleinen auf dem Weg zur Kita. Als ein Lastenrad an mir vorbeibrauste, erkannte ich sofort einen befreundeten Vater, den ich länger nicht getroffen hatte. „Hey, Brian*, wie gehts?“, rief ich ihm hinterher. Er drehte sich um, guckte mich an und zögerte. Mein langer Bart und die noch längeren Kopfhaare machten ihm erkennungstechnisch allem Anschein nach zu schaffen. In den letzten Monaten ist mir das öfter passiert, und ich kann jetzt aus eigener Erfahrung sagen: Die Inkognito-Masche der Hollywoodstars mit langem Bart, langen Haaren und Cap funzt eins a.

Nach kurzem Innehalten seinerseits, explizitem Vorstellen meinerseits und beidseitigem Gelächter ob meiner äußerlichen Veränderung vom wohlgepflegten Wissenschaftler zum waldschratigen Writer schnackten wir schnell über allerlei, aber vornehmlich über unser gemeinsames berufliches Neuland. Denn nicht nur ich hatte mich seit unserem letzten Treffen selbstständig gemacht, sondern auch er. Witziger Zufall, weil er ebenso wie ich ein kinderreicher Vater mit vielen Elternzeitanteilen ist.

Wir fingen an zu quatschen und zu quatschen – und uns zu verquatschen. Wegen Papas mangelnder Aufmerksamkeit wurden die Zwillinge langsam wilder und übermütig, was im städtischen Straßenverkehr eigentlich ein no-no ist. So sagte ich, dass ich weitermüsste. Mein Bekannter hatte aber Zeit und fragte, ob wir nicht nach meiner Kitarunde noch einen Kaffee trinken und uns über die neusten Entwicklungen austauschen gehen wollten. Hammer Idee, dachte ich. Ein bisschen netzwerken hatte ich seit Ewigkeiten nicht gemacht. Also schlug ich mein portugiesisches Lieblingscafé vor. Prompt saßen wir 20 Minuten später zusammen und erzählten uns von unseren Erfahrungen und Herausforderungen als Selbstständige.

Ein großes Thema war bezeichnenderweise bei uns beiden Steuern und Buchhaltung. Bei mir, weil die Frist zur Abgabe der Einkommensteuererklärung nur noch ein paar Tage entfernt war. Da mein Bekannter in ein bestehendes Unternehmen eingestiegen war, waren seine Probleme aber andersgeartet als meine Herausforderungen. Nur zur Orientierung: Meine Steuererklärung hat sich im Umfang vielleicht verdoppelt, wenn ich das mit der rein privaten Einkommensteuererklärung meiner Frau und mir vom vergangenen Jahr vergleiche. Bei ihm ist die betriebliche Steuererklärung sicherlich ein Mehrfaches der einfachen privaten Einkommensteuererklärung.

Trotz der gewaltigen Umfangs- und auch Inhaltsunterschiede hat das Gespräch an sich tatsächlich direkten Wert für mich gehabt. In den vergangenen zwölf Monaten bin ich nämlich recht wankelmütig gewesen, was das Engagieren eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin angeht. Das hat sich durch die Begegnung mit Brian geändert.

Bei Steuern muss ich reflexhaft an Al Capone denken und daran, dass er nicht für Mord, Totschlag, Körperverletzung oder sonst etwas jahrelang ins Kittchen kam. Er wurde für Steuerhinterziehung verknackt. Auch deshalb war ich in den fünf Jahren Kalifornien mit meiner Frau ein halber Steuerfachmann geworden. Die dortigen horrenden Steuerberatungsgebühren wollte ich nicht zahlen, zumal wir uns das in den ersten zwei Jahren nicht wirklich hätten leisten können. Meine Frau arbeitete aber in den USA als Freelancerin, womit sie zur Zahlung von estimated taxes verpflichtet war (diese sind mit den vierteljährlichen Steuervorauszahlungen in Deutschland vergleichbar). Also steuerte ich damals ungebremst ins Steueruniversum.

Zu Beginn meiner eigenen Selbstständigkeit war ich mir nun aber etwas unsicher. Also zog ich in Erwägung, eine Steuerberatung hinzuzuziehen, um diesen Aspekt des beruflichen Tuns in ruhiges und sicheres Fahrwasser zu bugsieren. Nach etwas Einlesen in die Thematik stellte ich jedoch einmal mehr fest, dass es wohl gar nicht so schlimm sein dürfte. Auch ein Gespräch mit einer guten Freundin, die freiberufliche Journalistin ist, beruhigte mich. Dank der Erfahrungen aus den USA regte sich somit mein DIY-Gen im Hinterköpfchen – und war aktiviert.

Wegen der sich nähernden Abgabefrist brachte ich dann die im Februar schon angefangene Einkommensteuererklärung ziemlich zügig zu Ende. Ich fand aber heraus, dass ich doch zwei Detailfragen für die nächste Steuererklärung hatte. Daher wollte ich diese von einer Fachfrau oder einem Fachmann geklärt haben. Auch wenn das wohl schnell rund 200 Euro gekostet hätte.

Zum Glück kam Brian zu dem Zeitpunkt mit seinen, um es mal diplomatisch zu formulieren, nicht ganz zufriedenstellenden Erfahrungen in Bezug auf Steuerberater sprichwörtlich um die Ecke. Seine Einblicke und Ansichten stellten meinen Zeiger prompt wieder auf „Tax advisor adieu“, ohne dass ich jetzt großartiges Magenziehen merkte.

Was sind dann aber meine Hauptargumente, weshalb die freiberufliche Einkommensteuererklärung auch ohne Berater gut gehen kann? Wie wird ein einfacher Einstieg in die Welt der EÜRs und Anlagen AVEÜR erlangt? Hier kommen meine Top-drei-Erfahrungen beziehungsweise -Ratschläge – plus ein Zusatztipp.

1. „Kein Hokus Pokus (Nein), keine schwarze Magie“

Zunächst einmal: Chill! Es ist alles gar nicht so schwer, wie ich finde. Es gibt sehr viel Hilfe „in the internets“. „Da werden Sie geholfen.“ Ich persönlich fand folgende drei Ressourcen mega.

Das YouTube-Video EÜR einfach erklärt: Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausfüllen (inkl. EÜR Vorlage) von Melchior Neumann aka STEUERFIT für Selbstständige war absolut power, um die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) fix fix und fertig zu kriegen. Ich habe zwar nicht seine Vorlage direkt benutzt, aber seine grobe Aufteilung. Die EÜR ist das Herzstück der Einkommensteuererklärung vieler – oder aller? – Freiberufler.

Ich hatte schon eine LibreOffice-Buchhaltungstabelle mit den Ausgabenposten, die ich über das erste halbe Geschäftsjahr angesammelt hatte. In die Tabelle habe ich einfach noch ein Tabellenblatt eingefügt und Melchiors Postenkategorien übernommen. Die Details und das Reindiven in die Thematik macht Melchior so super, dass ich das hier nicht wiederhole. Einfach selbst anklicken, angucken, genießen und loslegen. Chapeau und danke, Melchior.

Da Melchior eine EÜR für einen allgemeinen Fall von Selbstständigkeit durchgeht, habe ich danach noch nach einer spezifischen Quelle für Autoren-EÜRs gesucht. Dabei bin ich über die Seiten von Kia Kahawa gestolpert. Einiges hat sich natürlich mit Melchior überschnitten. Es gibt jedoch auch autorenspezifische Aspekte, die Kia behandelt: Stippvisiten bei der Leipziger Buchmesse, Gebühren für Kurse über kreatives Schreiben, Zeitschriften-Abos, die du womöglich beziehst, eins deiner eigenen Bücher, die du einem Geschäftspartner schenkst, und so weiter und so fort.

Zusammenfassend kann ich dir mit auf den Weg geben: Melchior hilft vorrangig beim Verstehen einer EÜR im Generellen. Kia hingegen kann dir beim konkreten Zuordnen der einzelnen Ausgabenposten auf die EÜR-Kategorien hervorragend assistieren, wenn du auch Autor oder Autorin bist. Merci beaucoup, Kia.

Eine dritte Internetquelle, die mir konkret geholfen hat, ist das YouTube-Video AVEÜR Abschreibung richtig berechnen und bei Elster eintragen von CINELIKE. Auf die vermeintlichen Schwierigkeiten von Abschreibungen komme ich später noch zu sprechen.

2. Edel, Elster

Seit über vier Jahren mache ich nun schon die private Einkommensteuererklärung von meiner Frau und mir mit dem Onlineportal von Elster. Das heißt, dass ich fünf Steuererklärungen auf diese Weise übermittelt habe. Und ich stelle fest: Das Tool ist wirklich gut.

Elster ist eine Abkürzung und steht für elektronische Steuererklärung. Die Arbeit an dem Programmpaket wurde Mitte bis Ende der 90er-Jahre aufgenommen. Das gesamte bundle von Elster inklusive Onlineportal Mein Elster hat also einen langen Entwicklungsweg hinter sich, aber das hat sich meiner Meinung nach ausgezahlt. Das freie staatliche Steuerwerkzeug ist definitiv hilfreich.

Bestimmt sind auch kommerzielle Tools wie WISO Steuer gut oder sogar noch besser als Mein Elster. Aber ich war bisher nie so angenervt von Elster, dass ich ernsthaft in Erwägung gezogen hätte, Geld für noch mehr Komfort auszugeben. Selbst Melchior sagt in seinem wertvollen Video, dass er seine Aufteilung oder Postenkategorien einfach aus Elster übernommen hat. Hier und da hat er in seiner Vorlage nur einige Kategorienamen verkürzt, aber ansonsten ist es pures Elster.

Ich finde, dass Elster übrigens eine knorke Kontrollinstanz ist. Denn zunächst informiere ich mich im Netz, wie ich gewisse Steuergeschichten angehen sollte, wo ich was in Elster eintragen sollte. Dann gehe ich in Elster rein und benutze die vernünftig ausformulierten Texte hinter den Hilfeknöpfen für ein Gegenchecken meiner Einhackabsichten. Best Practices. Die Elster-Tools sind mittlerweile so zuverlässig, hilfreich und einfach, dass mit deren Hilfe 28 Millionen elektronische Einkommensteuererklärungen im Jahr 2020 abgegeben wurden. Tendenz steigend.

So ein kostenloses Steuerprogramm wäre damals in den USA auch äußerst nützlich gewesen. Es gab – und gibt – zwar TurboTax, was weitverbreitet ist und kostenlos oder zumindest günstig sein kann, weshalb es vielleicht mit WISO Steuer vergleichbar ist. Aber für Selbstständige wie meine Frau damals hätten wir für das Programm etwa 100 US-Dollar zahlen müssen. Deshalb hätte TurboTax in der ersten Zeit in den Staaten finanziell tatsächlich wehgetan, obwohl wir es da am meisten benötigt hätten. Es hätte uns jedoch eh nicht direkt und einfach geholfen, weil unsere Situation voll vertrackt war.

Im Endeffekt hätten wir auch mit TurboTax einen Steuerberater engagieren oder den erweiterten Service buchen und somit bezahlen müssen. Denn im ersten Jahr wurde ich zeitweise als ein nicht dauerhaft in den USA niedergelassener Ausländer bei steuerlichen Angelegenheiten (nonresident alien for tax purposes) behandelt – und zeitweise wie ein niedergelassener Ausländer (resident alien for tax purposes). Dual-status taxpayer nennt sich dieser verkorkste Anwendungsfall. Also habe ich mich an den Wochenenden selbst da durchgequält, was leider passte, denn meine Frau hatte so gut wie jedes Wochenende Schichtdienst ab 16 Uhr. Grmpf!

Ein Sache noch: Witzigerweise habe ich just jetzt im Wikipedia-Eintrag zu TurboTax gelesen, dass die amerikanische Steuerbehörde auch so etwas wie Elster entwickelt. Die Firma, die TurboTax besitzt, versucht das aber wohl per Multimillionen Dollar schwerer Lobbyarbeit zu verhindern. Ach herrje! Jetzt schweife ich vollends ab.

Statistik zur Anzahl von Steuererklärungen mit Elster und Statistik zu Abgabemethode von Steuererklärungen

Wie oft wird Elster verwendet? Dank Daten von den Elster- und Bitkom-Seiten bekommst du davon eine Ahnung. Oben: Das Toolpaket wurde im Jahr 2020 bei über 28 Millionen elektronisch übermittelten Einkommensteuererklärungen benutzt, wobei es seit den frühen 2000ern fast jedes Jahr einen signifikanten Anstieg gab. Unten: Das Einreichen der Steuererklärung per Papier ist augenscheinlich auf dem absteigenden Ast. Immer mehr Personen übermitteln die Steuererklärung online, nicht nur per Elster oder mithilfe einer meist kostenpflichtigen Softwarealternative, sondern auch über das Smartphone. Elster und kommerzielle Anbieter halten sich in den letzten zwei Jahren dabei etwa die Waage, Steuerberatungen haben leicht zugenommen. Fehlende Angaben zu 100 Prozent beruhen auf Antworten „Keine Angaben / weiß nicht“. Quelle: Elster, eine Erfolgsstory, 2024 und Bitkom, 2022, 2023 und 2024

Trotz meines durchweg positiven Eindrucks von Elster will ich nicht verheimlichen, dass es auch Probleme und Nachteile gibt. Auf Trustpilot ist zum Beispiel derzeit zu lesen, dass Elster für nicht verlässliches Authentifizieren mit der AusweisApp und Verlust der Eingabedaten kritisiert wird. Ersteres kann ich nicht bewerten, weil ich die Anwendung nicht nutze, und Letzteres ist bei mir nicht vorgekommen, soweit ich mich erinnern kann. Stiftung Warentest weist des Weiteren ganz klar darauf hin, dass Elster keine Steuerspartipps parat hat. Wenn du solche von einem Programm erwartest, musst du wohl oder übel für eines der kommerziellen Produkte bezahlen.

3. Lineare Abschreibungen? Ein Leichtes

Als Autor habe ich kaum größere Anschaffungen. Mein Laptop war tatsächlich das Teuerste, das ich mir besorgt hatte, um mit dem Schreiben loszulegen. Da ich über 800 Euro berappen musste, fällt das dolle Ding nicht in die EÜR-Kategorie Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter und muss abgeschrieben werden.

Ich hatte mich zum Zeitpunkt des Kaufs schon ein bisschen in die Thematik Abschreibungen von Computerhardware und -software eingelesen und gemerkt, dass es hierbei mittlerweile mehrere Möglichkeiten gibt. Ein Laptop kann im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe abgeschrieben werden, es kann eine zeitanteilige Abschreibung über ein Jahr erfolgen oder eine zeitanteilige Abschreibung über drei Jahre vorgenommen werden.

Ich habe jetzt die zweite Option gewählt. Um das Notebook über die Nutzungsdauer von einem Jahr abzuschreiben, habe ich die Abschreibungsbeträge für 2023 und 2024 entsprechend den Monaten berechnet. Konkret habe ich den Computer im Oktober 2023 gekauft und, sagen wir einfachheitshalber, 1.200 Euro am 1.10.2023 gezahlt. Dann kann ich drei Zwölftel der Computerkosten, also 300 Euro, in der Steuererklärung für das Jahr 2023 abschreiben, weil drei der zwölf Abschreibungsmonate im Jahr 2023 lagen: Oktober, November und Dezember. Neun Zwölftel (neun von zwölf Monaten, Januar bis September), also 900 Euro, kann ich dann in der 2024er-Steuererklärung geltend machen.

Für diese sogenannte lineare Abschreibung ist ganz klar keine höhere Mathematik notwendig. Und: Das oben erwähnte Video stellt auch noch ein Beispiel vor und zeigt dir, wo welche Daten im Formular Anlage AVEÜR in Elster eingetragen werden müssen. Aber: Wenn etwas abgeschrieben wird, muss das Objekt in einem Bestandsverzeichnis für bewegliches Anlagevermögen vermerkt werden. Ein solches Verzeichnis anzulegen ist auch wieder keine große Kunst. Der Umfang der zu notierenden Daten lässt sich einfach im Internet recherchieren, und das Verzeichnis umfasst bei mir zum Beispiel nur den Laptop. Easy-peasy.

Beginn Buchhaltung baldigst. Spart später Stunden

Ein Zusatztipp noch, den ich schon angeschnitten hatte: Starte frühzeitig mit deiner Buchhaltung. Das spart dir nachher viel Zeit und Nerven.

Einfach eine Tabelle in dem Tabellenkalkulationsprogramm deiner Wahl anfangen und von jedem Einnahme- und Ausgabenposten Datum der Verbuchung oder Bezahlung notieren, worum es sich handelt, Betrag, ob eine Rechnung schon vorliegt und ob die Rechnung digital oder Hardcopy ist. Das sind die Daten, die ich aufschreibe. Und: Belege sollten schön in einen Ordner einsortiert werden. Egal ob auf dem Rechner oder im Regal.

Ja, aber …

Für mich als Freiberufler in der Autorenbranche hat sich die Einkommensteuererklärung samt Einnahmenüberschussrechnung als nicht so kompliziert herausgestellt. Einen Punkt will ich aber hervorheben: Ich bin Kleinunternehmer. Meine Einnahmen und mein Gewinn liegen also unter bestimmten Grenzwerten. Das vereinfacht die Steuergeschichte, weil ich mir keine Sorgen um Umsatzsteuer und dazugehörige Themen machen muss.

Außerdem bin ich zum Beispiel kein Gastronom. Solche Selbstständigen müssen, meiner Kindheitserinnerung nach zu urteilen, mit immens vielen Ausgabenposten jonglieren: wöchentliche Getränke- und mehrere Lebensmittellieferungen, Großmarkteinkäufe, Zapfanlagenreinigungen et cetera. Belege zusammensuchen, ordnen und so weiter kann da einige Stunden dauern. So war es auf jeden Fall bei meinem Vater, der einmal im Monat bei uns im Restaurant am Stammtisch saß und die Buchführung machte. Das musste natürlich neben dem laufenden Geschäft erledigt werden.

Zu den vielen Ausgabenposten kommt in der Branche noch üblicherweise Personal hinzu, was die Steuergeschichte erschwert. Auch darum muss ich mich nicht kümmern.

Wenn ich an selbstständige Handwerker denke, glaube ich ebenso, dass sie wahrscheinlich wegen der zu verbauenden Materialien und der benutzten Werkzeuge viel mehr Posten zu wuppen haben als ich. Wenn sie nicht gerade Subunternehmer sind.

Die Abschreibungen sind in beiden Branchen wohl zahlreicher und zum Teil komplizierter, weil langfristiger. In so einem Fall würde ich die Steuererklärung sicher auch an eine professionelle Beratung auslagern oder jemanden dafür anstellen. Sonst würde ich ja gar nicht mehr zum fröhlichen Kellnern – oder Hämmern – kommen.

Just do it

Es gibt, wie ich oben angedeutet habe, sicherlich Selbstständigkeiten, deren Steuersituationen zu umfangreich und komplex sind, um sie selbst zu erledigen. Dennoch finde ich, dass es sich lohnt, noch einmal darüber nachzudenken, ob ein Steuerberater beziehungsweise eine Steuerberaterin wirklich nötig ist. Sind immerhin mindestens 200 Euro, die du sparen kannst. Belege zusammensuchen, ordnen und so weiter musst du ja vorher trotzdem. Das anschließende Zuordnen zu EÜR-Kategorien ist dann eigentlich auch nicht mehr so wild. Zumal es viele gute Softwarelösungen gibt, die dabei helfen. Ähnliches gilt meiner Meinung nach für Abschreibungen.

Ein interessantes Argument pro DIY-Steuererklärung ist darüber hinaus: Machst du die Steuererklärung selbst, hast du zu jedem Zeitpunkt vollen Zugriff auf deine Daten. Das war einer der Aspekte, die ich vorher gar nicht so richtig beachtet hatte. Dieser Umstand und dessen mögliche Wichtigkeit sind mir erst durch das Gespräch mit Brian bewusst geworden. Für Unternehmen sind allerlei Analysen von Betriebsdaten wichtig. Wenn sich womöglich ein Steuerberater unwissend stellt und nur scheibchenweise die relevanten Zahlen rüberschiebt, um mehr Geld für seinen Aufwand zu bekommen, kann das ständige Nachhaken zeitintensiv und belastend werden.

Was lernen wir daraus? Immer schön netzwerken gehen. Es lohnt sich – in vielerlei Hinsicht.

*In Wirklichkeit heißt Brian nicht Brian, aber für diesen Text soll er Brian heißen.

Wichtiger Hinweis: Ich bin kein Steuerberater, und dieser Text ist in keinerlei Hinsicht eine Steuerberatung, erst recht keine rechtlich bindende. Was ich hier aufgeschrieben habe, sind meine persönlichen Erfahrungen, warum ich für mich entschieden habe, keine Steuerberatung hinzuzuziehen.